Parar de consolidar respostas de e-mail na mão

O aperto

Você precisa saber de vinte pessoas qual a previsão delas para o trimestre. Manda uma planilha por e-mail. Recebe vinte planilhas de volta, cada uma num formato, três com a coluna renomeada, uma em PDF. Passa a tarde juntando. Semana que vem, de novo.

O problema é o formato da pergunta. Se você pede uma planilha, recebe vinte planilhas. Se pede um formulário, recebe uma planilha só.

O que você precisa

• Microsoft Forms, em office.com. Vem no pacote de empresa e quase nunca é bloqueado.
• Excel do trabalho, para receber as respostas.

A receita

1. Crie o formulário a partir do Excel, não o contrário

No OneDrive ou no SharePoint do time, crie uma planilha nova. Dentro dela: Inserir → Forms → Novo Formulário. Esse caminho é o que garante que cada resposta vira uma linha na planilha, na hora, sem exportar nada.

2. Faça perguntas que viram coluna

Cada pergunta do Forms vira uma coluna. Então pense na coluna, não na pergunta:

• Nome e área: use Texto, mas ligue a opção de exigir resposta.
• Previsão: use Número, com restrição "entre 0 e 1.000.000". Isso elimina o "R$ 50 mil" digitado como texto.
• Prazo: use Data.
• Risco: use Escolha com três opções fixas. Nada de campo livre para o que precisa ser comparado depois.

Deixe um campo Texto longo no fim, chamado "Observações", para o que não coube.

3. Deixe o formulário identificar a pessoa

Em Configurações, marque Somente pessoas da minha organização podem responder e Registrar nome. O Forms preenche nome e e-mail sozinho. Uma coluna a menos para conferir.

4. Mande o link, não o anexo

Clique em Coletar respostas, copie o link e mande por e-mail ou pelo Teams. Uma frase: "Leva dois minutos, responde até sexta." Não anexe nada.

5. Abra a planilha e veja chegar

Conforme as pessoas respondem, as linhas aparecem na planilha, com hora de envio. Se você quiser gráfico, o próprio Forms mostra um resumo pronto em Respostas.

O que muda

A tarde de consolidação deixa de existir. E os dados chegam padronizados: número é número, data é data, e ninguém renomeou coluna.

Se der errado

• Alguém responde errado e quer corrigir: em Configurações, ligue Uma resposta por pessoa e Permitir edição. A pessoa reabre o link e corrige, e a linha na planilha atualiza.
• Uma pessoa de fora da empresa precisa responder: mude a configuração para Qualquer pessoa pode responder e acrescente uma pergunta de nome, porque o registro automático só funciona para gente de dentro.
• A planilha não atualiza: o formulário foi criado direto no Forms, e não pela planilha. Nesse caso, em Respostas → Abrir no Excel você baixa uma cópia. Para ter o vínculo ao vivo, refaça o formulário pelo passo 1.