Ser avisado no Teams quando o e-mail que importa chegar

O aperto

Tem um e-mail que não pode esperar. O do cliente grande, o do diretor, o da auditoria. Mas ele chega no meio dos outros 59, e você só vê duas horas depois, quando alguém pergunta no corredor.

Você não precisa de um robô para isso. Precisa de um fluxo de quatro blocos que já está na sua conta e que ninguém abriu.

O que você precisa

• Entre em office.com com a conta do trabalho e procure o ícone do Power Automate no menu de aplicativos. Se ele aparece, você tem. A maioria dos planos de empresa inclui.
• Os conectores de Outlook, Teams e OneDrive são "padrão", ou seja, não pedem licença extra.

A receita

1. Comece do zero, não do modelo

No Power Automate, clique em Criar → Fluxo de nuvem automatizado. Dê o nome "Aviso e-mail importante". No gatilho, procure Quando um novo email chegar (V3), do conector Office 365 Outlook.

2. Filtre no gatilho, não depois

Abra Mostrar opções avançadas no gatilho. No campo De, coloque o endereço do remetente que importa. Se forem vários, separe por ponto e vírgula. No campo Importância, deixe "Qualquer". Marque Incluir anexos: Sim.

Filtrar no gatilho evita que o fluxo rode 60 vezes por dia à toa.

3. Mande a mensagem no Teams

Adicione uma ação: Postar mensagem em um chat ou canal, do conector Microsoft Teams. Postar como: Bot de fluxo. Postar em: Chat com o bot de fluxo. Destinatário: o seu próprio e-mail.

Na mensagem, monte assim, escolhendo os campos dinâmicos:

E-mail importante de [De]
Assunto: [Assunto]
Recebido: [Data e hora de recebimento]
Abrir: [Link da Web]

4. Salve o anexo, se tiver

Adicione uma condição: Tem anexo é igual a true. Dentro do "Sim", adicione Criar arquivo do OneDrive for Business. Pasta: crie antes uma pasta chamada "Anexos importantes". Nome do arquivo: Nome do anexo. Conteúdo: Conteúdo do anexo. O Power Automate vai perguntar se deve aplicar a cada anexo. Diga sim.

5. Teste com um e-mail real

Salve o fluxo. Peça a um colega, ou use outra conta sua, para mandar um e-mail de teste com anexo a partir do endereço filtrado. Em menos de um minuto a mensagem aparece no Teams e o arquivo no OneDrive.

O que muda

O e-mail que importa deixa de depender de você olhar a caixa. Ele vem até você, no Teams, onde você já está. E o anexo já está guardado antes de você abrir.

Se der errado

• O fluxo não dispara: confira se o gatilho está na pasta certa (Caixa de Entrada). Se a receita de triagem moveu esse e-mail para outra pasta, ajuste o campo Pasta do gatilho.
• "Conector premium": se aparecer esse aviso, você escolheu o conector errado. Outlook, Teams e OneDrive do trabalho são padrão. O de "Outlook.com" (pessoal) não é o mesmo.
• A TI desativou a criação de fluxos: acontece em algumas empresas. Nesse caso, a receita de regras do Outlook dá conta do aviso. Crie uma regra que exibe um alerta na área de trabalho e toca um som para esse remetente.